En las organizaciones globales, cada
vez más digitales, la complejidad es un lastre para el crecimiento de la
productividad y la satisfacción laboral. Los
directivos deben desarrollar la simplificación como base del liderazgo y componente
crítico de la estrategia de negocio. Esperemos que estos
pasos les ayuden a empezar.
Muchos directivos hablan de los
efectos negativos de la complejidad tanto en la productividad como en la satisfacción
laboral. Acordar la complejidad como un problema es una cosa, pero hacer algo
al respecto es otra muy distinta - en particular para aquellos que ya están con
exceso de trabajo, y apenas pueden mantener su carga diaria. De
hecho, la mayoría de los gerentes sienten que no tienen tiempo para centrarse
en el dicho: “tener un problema excluye la capacidad de resolverlo”.
Con
este dilema en mente, es importante que los directivos tengan un marco
estratégico que pueden utilizar para hacer frente a la complejidad de sus propias
áreas, a su propio ritmo y a su manera. Con
ese fin, se propone una estrategia de simplificación de siete "sencillos"
pasos. A pesar de presentarlos de forma secuencial, se pueden implementar en
cualquier orden, dependiendo de donde usted pueda actuar más rápidamente. Con
el tiempo, es importante hacer las siete, de modo que la sencillez se convierta
en una característica básica de su organización y no sea sólo un proyecto aislado.
1. Limpie la maleza. Un
punto de partida fácil para la simplificación es deshacerse de reglas estúpidas
y actividades de bajo valor, pérdidas de tiempo que existen en abundancia en la
mayoría de las organizaciones. Por
ejemplo, las reglas que muchas personas necesitan para revisar y firmar los
informes de gastos o hacer pequeñas compras, o las veces que un documento debe
ser revisado antes de ser presentado. Si
puede deshacerse de algunas tareas sencillas, dejará tiempo para centrarse en otras
oportunidades de simplificación más importantes.
2. Tome una perspectiva
de fuera hacia adentro. La
simplificación debe ser impulsada por la necesidad de agregar valor a sus clientes,
ya sean internos o externos. Así,
un paso clave en el proceso es aclarar de forma proactiva lo que sus clientes realmente
quieren y lo que pueden hacer para ofrecérselo. Un
gerente, por ejemplo, llevó a su equipo a visitar una planta del cliente para
que la gente pudiera ver cómo se utiliza realmente su producto, lo que les dio
ideas sobre cómo mejorarlo.
3. Priorizar,
priorizar, priorizar. Una
de las claves para la simplificación es averiguar lo que es realmente
importante (y lo que no), y continuamente reevaluar la lista de prioridades
cuando se agregan nuevos procesos, productos, actividades,...
4. Tome el
camino más corto. Una
vez que está claro que se está trabajando en las cosas correctas, se deben erradicar
los pasos adicionales de los procesos principales. ¿Dónde
están los bucles extraños, redundancias, y oportunidades para que nuestros
procesos sean lo más simple posible?
5. Deje de ser tan agradable. Uno
de los patrones que causan o aumentan la complejidad es la tendencia a no
hablar sobre las malas prácticas. Esto
es particularmente cierto cuando los empleados dudan en desafiar a personas de
mayor cargo, que involuntariamente causan la complejidad mediante la mala
gestión de reuniones, tareas poco claras, correos electrónicos innecesarios,
exceso de análisis u otros malos hábitos gerenciales. Para
contrarrestar esta tendencia, usar la retroalimentación y discusiones constructivas
para mantener una plantilla honesta acerca de los comportamientos personales que
puedan causar complejidad.
6. Reduzca niveles y aumente el alcance.
Otra
fuente de complejidad es la tendencia estructural a agregar capas en la
gestión, que a menudo conduce a los administradores a supervisar sólo una o dos
personas. Cuando
eso sucede, los directivos se sienten obligados a aportar un valor añadido al
cuestionar todo lo que sus subordinados están haciendo, lo que se suma al
trabajo y reduce la moral. Para
reducir este tipo de complejidad y mantenerse alejado de la microgestión, eche
un ojo periódicamente a la estructura de la organización y encuentre maneras de
reducir los niveles y la gestión, e incrementar el alcance del control.
7. No deje que las malas
hierbas crezcan de nuevo. Por
último, recordar que la complejidad es como una mala hierba en el jardín que
siempre vuelve a aparecer lentamente.
Fuente:
Harvard Business Review
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